Tietosuojaseloste

ASIAKAS- JA YRITYSREKISTERIN SEKÄ UUTISKIRJEEN REKISTERISELOSTE

Päivitetty 27.6.2022.

Rekisterinpitäjä

Tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja Tietosuojalaki 1050/2018 tarkoittama henkilötietojen rekisterinpitäjä:

Koillis-Suomen kehittämisyhtiö Naturpolis Oy

Keskuskuja 6, 93600 Kuusamo, Y-tunnus 1940705–4

Rekisteriasioinnin yhteystiedot: info@naturpolis.fi

Rekisterien nimet

Asiakasrekisteri, yritysrekisteri ja tapahtumarekisteri sekä uutiskirjeen tilaajarekisteri

Tässä selosteessa kuvataan ne periaatteet, joiden mukaan Naturpolis Oy kerää, käyttää, suojaa ja luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja. Tämä seloste ei sovellu yhteistyötahoihimme (hankerahoittajat, viranomaiset). Pyydämme katsomaan yhteistyötahojemme selosteet siitä, miten he käyttävät asiakastietoja.

1. Keräämämme tiedot

Voimme kerätä henkilötietojasi, mikäli vierailet yrityksessämme, käytät palvelujamme, osallistut järjestämiimme tilaisuuksiin tai tapahtumiin, tilaat uutiskirjeen tai muutoin olet yhteydessä meihin.

Voimme yhdistää suoraan meille antamiasi tietoja keräämiimme tietoihin sekä muista lähteistä keräämiimme tietoihin.

Keräämiämme henkilötietoja ovat nimi, posti- ja sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, kotisivut tai Facebook-sivut, yrityksen perustamistilanteessa henkilötunnus, asiointi- ja käyttötiedot, kuten tiedot ilmaisista tai maksullisista palveluista, sekä tiedot, joita olet tallentanut verkkopalveluun.

Voimme kerätä tietojasi julkisista viranomaisrekistereistä (esimerkiksi patentti ja – rekisterihallituksen yritystietojärjestelmä (YTJ) ja muuten julkisesti saatavilla olevaa tietoa. Voimme esimerkiksi kerätä tietoa sinusta, jos olet yhteydessä meihin sosiaalisen median välityksellä.

2. Miten ja millä perusteella käytämme keräämiämme tietoja

Voimme käyttää tietoja suorittaaksemme palveluja sinulle sekä käsitelläksemme palveluitamme koskevat maksut, kertoaksemme sinulle palveluistamme, hankkeistamme tai erityistapahtumista, jotka voivat kiinnostaa sinua (jos et kiellä suoramarkkinointia).

Voimme käyttää tietoja kertoaksemme sinulle yhteistyökumppaneidemme tuotteista ja palveluista; yhteydenpitoon liittyen pyyntöihin, palveluihin, kysymyksiin ja kommentteihin.

Käytämme tietoja liiketoimintamme hoitamiseksi, mukaan lukien uusien palveluiden kehittäminen, asiakastutkimusten toteuttaminen, sekä myynti, markkinointi ja mainonta ja niiden tehokkuuden arvioiminen.

Käytämme tietoja palveluidemme, verkkopalveluidemme ja muun teknologiamme ylläpitämiseksi, hallitsemiseksi ja kehittämiseksi.

Käytämme tietoja petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi ja niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi sekä sovellettavan lain noudattamiseksi.

Voimme käyttää henkilötietojasi muillakin tavoilla, joista kerromme sinulle tietoja kerättäessä tai silloin, kun pyydämme suostumustasi tietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus, sopimus ja oikeutettu etumme, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (asiakassuhteen hoitaminen).

Sinulla on oikeus perua antamasi suostumus, ilmoittamalla siitä info@naturpolis.fi

3. Miten jaamme keräämiämme tietoja

Yritys ei myy henkilötietojasi. Yritys luovuttaa tietojasi vain siten, kuin tässä selosteessa on kuvattu.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille palvelun suorittamiseksi tai rahoituksen saamiseksi (esimerkiksi elinkeinoyhtiön hankkeiden rahoittajaviranomaiset, Ely-keskus).

Meillä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi, organisaatiomme, työntekijöidemme tai yleisön oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjemme rikkomisen tutkimisen yhteydessä.

Emme siirrä tai luovuta missään tilanteessa tietoja EEA –alueen (Euroopan unionin yhteismarkkinat EU:n jäsenmaiden lisäksi Islanti, Liechtenstein ja Norja) ulkopuolelle.

4. Alaikäisten tietosuoja

Yritys käsittelee huoltajan suostumuksella alaikäisten yritysten perustajien ja arvontaan osallistuvien alaikäisten seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, koulutus, syntymäaika, osoitetiedot.

5. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse: info@naturpolis.fi. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Sinä hallitset kaikkia henkilötietoja, jotka annat meille. Jos missään vaiheessa haluat korjata henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys. Yritys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoaminen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

6. Tietoturva

Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötietosi turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

7. Yritysrekisterin tietojen tarkistaminen ja muiden henkilötietojen tarkistaminen

Tarkistamme vuosittain yritysrekisterin ajantasaisuuden YTJ:n tietojen perusteella. Kun olemme yhteydessä sinuun, tarkistamme sinulta, ovatko tietosi muuttuneet.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötiedot vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä, hankerahoittajan edellyttämä tai lain nojalla sallittu.

Hankkeeseen liittyvät tiedot säilytetään hankepäätöksissä määritetyn ajankohtaan saakka ja henkilötiedot hävitetään järjestelmistä määräaikojen puitteissa.

Mikäli yrityksesi on poistettu yritysrekisteristä, poistamme yritystiedot ja henkilötiedot yritysrekisteristä kerran vuodessa.

Näitä oikeuksia voi käyttää joko asiointikäyntien yhteydessä henkilökohtaisesti tai lähettämällä pyyntö: info@naturpolis.fi.

TYÖLLISYYSPALVELUIDEN ASIAKASREKISTERI

Henkilötietojen käyttötarkoitus:

Asiakkuuden hoitaminen. Rekisteriä käytetään sellaisten tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn, joita tarvitaan sopivien työ- tai koulutuspaikkojen hakemiseen asiakkaana olevalle työn, koulutus- tai muuta työllistymistä edistävää palvelua hakevalle henkilölle.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus.

1. Keräämämme tiedot

Rekisteröidystä asiakkaasta voidaan asiakkaan suostumuksella tallentaa seuraavat tiedot: nimi, osoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, syntymäaika, henkilötunnuksen loppu-osa, työttömyysetuuslaji, työmarkkinatukeen liittyvät tiedot, palkkatukitiedot, työllistymisessä huomioitavat terveystiedot, työnhakijan status ja mahdollisen työttömyysjakson tiedot, ajokorttiluokka, auton käyttömahdollisuus, asiakkaan palvelutarve (työnhaku ja/tai koulutuksen haku), ammatti, työnhaussa käytettävät ammatit, ammatillinen ja muu koulutus, taidot ja pätevyydet mukaan lukien erilaiset pätevyystodistukset kuten työturvallisuuskortit ja vastaavat, kielitaito, työhistoria, työnhakuun vaikuttavat tekijät, asiakkaan oma esittely, asiakkaan CV, työllisyyspalveluun lähettävä taho ja merkintä osallistumisesta hankkeeseen, asiointikerrat työllisyyspalvelussa mukaan lukien sovitut toimenpiteet, yhdessä tehdyt suunnitelmat, asiakkaan työllistyessä sijoittumisammatti ja työnantaja sekä asiakkuuden päättymisen syy.

2. Miten ja millä perusteella käytämme keräämiämme tietoja

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään käyntien ja keskustelujen aikana. Asiakkaalla on oikeus perua antamansa suostumus, ilmoittamalla siitä info@naturpolis.fi.

3. Miten jaamme keräämiämme tietoja ja tietoturva sekä henkilötietojen säilyttäminen

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella työnantajille työpaikkaa hakiessa (CV) tai koulutusorganisaatioille, muille yhteistyökumppaneille ja asiakkaan kannalta tarkoituksenmukaiselle työllistämistä edistäville palveluille.

Rekisterin tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos asiakas hakee työpaikkaa, jonka rekrytointiprosessissa tietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, hakemuksessa ja sen liitteissä olevat tiedot lähetetään työnantajalle asiakkaan suostumuksella.

Rekisteriin liittyvät, asiakkaiden allekirjoittamat paperiset suostumuslomakkeet säilytetään lukitussa tilassa. Muuta manuaalista aineistoa ei käytetä.

Rekisteröityä asiakasta koskevat tiedot siirretään tai kirjataan suojattua yhteyttä käyttäen asiakkuudenhallintajärjestelmään. Järjestelmän käyttöön on oikeus vain nimetyillä Naturpolis Oy:n työllisyyspalvelujen työntekijöillä. Rekisteri on suojattu salasanoin.

Hankkeeseen liittyvät tiedot säilytetään hankepäätöksissä määritetyn ajankohtaan saakka ja henkilötiedot hävitetään järjestelmistä määräaikojen puitteissa.

4. Oikeutesi

Rekisteröidyllä henkilöllä (työnhakija-asiakas) on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Tiedot tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan ensisijaisesti asiakaspalvelutilanteissa. Asiakas voi pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa info@naturpolis.fi sähköpostiin tietojen käsittelystä ja oikeus käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi. Tämä tarkoittaa samalla asiakkuuden loppumista, koska palvelua ei voida tuottaa ilman henkilötietojen käsittelyä.

Näitä oikeuksia voi käyttää joko asiointikäyntien yhteydessä henkilökohtaisesti tai lähettämällä pyyntö: info@naturpolis.fi.